BIP Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność

Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, państwowa instytucja kultury z siedzibą w Warszawie zajmująca się międzynarodową współpracą w zakresie badania, dokumentowania i upowszechniania wiedzy o historii Europy XX wieku, poszukuje osoby na stanowisko
SPECJALISTY DS ADMINISTRACYJNYCH (NR REF. 2/2018)

Miejsce pracy: Warszawa, ul. Zielna 37

Wymiar czasu pracy: pełny etat

Rodzaj umowy: umowa o pracę

Budynek dostosowany dla osób niepełnosprawnych.

Stanowisko pracy związane jest z pracą przy komputerze, obsługą urządzeń biurowych, rozmowami telefonicznymi, przemieszczaniem się wewnątrz budynku.

• obsługa administracyjna IESPS w tym:
  • nadzór nad korespondencją,
  • obsługa rejestrów,
  • prowadzenie kalendarza spotkań i konferencji,
  • obsługa centrali telefonicznej w języku polskim i angielskim,
  • obsługa dokumentacji i archiwum, w tym prowadzenie archiwum zakładowego i nadzór nad prawidłową realizacją przepisów archiwalnych
  • przygotowanie i realizacja zamówień publicznych  we współpracy z odpowiednimi działami i pracownikami
  • zamieszczanie i aktualizacja informacji w BIP,
  • przygotowywanie raportów, zestawień i analiz związanych z pracą IESPS
  • prowadzenie gospodarki materiałowej, w szczególności ewidencjonowanie środków trwałych oraz nadzór nad zaopatrzeniem i utrzymaniem Instytutu
  • współpraca z dostawcami i podwykonawcami
  • obsługa kasy
• obsługa organizacyjna Dyrektora i Sekretariatu IESPS w tym:
  • nadzór nad przygotowaniem i obiegiem dokumentów oraz pism,
  • obsługa spotkań i konferencji służbowych z udziałem Dyrektora i zespołu IESPS
  • redagowanie pism i innych dokumentów w języku polskim i angielskim
  • obsługa podróży służbowych (rejestr poleceń, rezerwacje biletów i hoteli, zaliczki, rozliczenia wyjazdów)

Niezbędne

• wykształcenie wyższe
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• dobra znajomość pakietu MS Office i narzędzi Google,
• wysokie kompetencje interpersonalne i analityczne,
• bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania czasem,

Dodatkowe

• wykształcenie w zakresie administracji publicznej,
• doświadczenie w pracy w instytucji publicznej
• doświadczenie w pracy na analogicznym stanowisku,
• znajomość drugiego języka obcego (w szczególności niemieckiego, czeskiego, słowackiego, węgierskiego lub rumuńskiego),
• dodatkowym atutem będzie praktyczna znajomość ustaw i regulacji związanych z funkcjonowaniem narodowej instytucji kultury (takich jak: ustawa o finansach publicznych, ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, ustawa Pzp., ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Dokumenty aplikacyjne:

• CV
• list motywacyjny, zawierający klauzulę: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.)
• kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie, ewentualne dodatkowe uprawnienia i kwalifikacje

należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: office@enrs.eu do 19 kwietnia 2018 r. wpisując w tytule wiadomości numer referencyjny: 2/2018.

Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.

Kandydaci zakwalifikowani do dalszego postepowania rekrutacyjnego zostaną powiadomieni indywidualnie o terminie rozmów kwalifikacyjnych.

Przewidywany termin zatrudnienia: maj 2018 r.