PROCEDURA ANTYMOBBINGOWA W INSTYTUCIE EUROPEJSKIEJ SIECI PAMIĘĆ I SOLIDARNOŚĆ
Polityka przeciwdziałania mobbingowi i innym niepożądanym zachowaniom w Instytucie Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność została wprowadzona Zarządzeniem Nr 9/2024 Zastępcy Dyrektora Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność z dnia 28 listopada 2024 r.
Wszyscy pracownicy mają prawo do bycia traktowanymi z szacunkiem i poszanowaniem ich godności. Wszelkie zachowania noszące znamiona mobbingu lub innych niepożądanych zachowań są niedopuszczalne i nie będą tolerowane, a pracownicy którzy doznali mobbingu lub doświadczyli innych niepożądanych zachowań w miejscu pracy lub w związku z pracą mają prawo do ochrony i wsparcia.
W Instytucie obowiązuje katalog wartości etycznych zdefiniowanych w zarządzeniu nr 5/2024 z dnia 15 lutego 2024 roku w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Zarządczej w Instytucie Europejskiej Sieć Pamięć i Solidarność.
Celem Polityki przeciwdziałania mobbingowi oraz innym niepożądanym zachowaniom (dalej „Polityka”) jest ochrona Pracowników Instytutu przed mobbingiem lub innymi niepożądanymi zachowaniami w miejscu pracy lub w związku z pracą.
DZIAŁANIA PREWENCYJNE
Pracodawca nie akceptuje mobbingu, ani innych niepożądanych zachowań. Zabronione są wszelkie działania zachowania mające znamiona mobbingu lub innych niepożądanych zachowań.
PROCEDURA W PRZYPADKU WYSTĄPIENIA MOBBINGU LUB INNYCH NIEPOŻĄDANYCH ZACHOWAŃ
Zgłoszenie
Pracownik, który uzna, że został poddany mobbingowi lub innym niepożądanym zachowaniom ma prawo zgłosić ten fakt na adres mailowy stopmobbing.iesps@enrs.eu lub bezpośrednio do Osoby Zaufania lub Dyrekcji (według własnego wyboru).
Osoba Zaufania przekazuje Zgłoszenie Dyrekcji oraz Komisji, a Dyrekcja przekazuje Zgłoszenie Komisji oraz Osobie Zaufania niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od jej otrzymania, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy Zgłoszenie dotyczy Dyrekcji, Osoby Zaufania lub członka Komisji. Osoby Zainteresowane informowane są o przekazaniu zgłoszenia.
Zgłoszenie powinno zawierać:
- imię i nazwisko sprawcy lub sprawców,
- opis stanu faktycznego (opis sytuacji), w tym wskazanie konkretnych działań, zaniechań, zachowań itp. które zostały uznane przez Pracownika za mobbing lub inne zachowanie niepożądane, a także czas i miejsce tych zdarzeń oraz ich częstotliwość,
- wskazanie ewentualnych świadków zdarzenia lub innych dowodów (np. poleceń na piśmie, notatek, wiadomości e-mail) świadczących o nieprawidłowych zachowaniach,
- datę i podpis osoby, która dokonuje Zgłoszenia, chyba że Zgłoszenie wysłano w formie e-mail.
Zgłoszenia może dokonać także osoba niebędąca Osobą Zainteresowaną, np. świadek zdarzenia. Wszystkie osoby, które są świadkami stosowania mobbingu, lub innych niepożądanych zachowań w stosunku do innych Pracowników, są zobowiązane zgłosić zaistniały fakt, zgodnie z procedurą.
W przypadku, gdy:
1) Zgłoszenie dotyczy Dyrekcji - Komisja przekazuje Zgłoszenie Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
2) Zgłoszenie dotyczy Osoby Zaufania – zgłaszający powinien zgłosić ten fakt bezpośrednio do Dyrekcji lub do członka Komisji, który powiadamia niezwłocznie Dyrekcję Instytutu;
3) Zgłoszenie dotyczy zarówno Dyrekcji jak i Osoby Zaufania, zgłaszający powinien złożyć do członka Komisji, który przekazuje Zgłoszenie Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Osoba Zainteresowana będąca osobą mobbowaną lub wobec której stosowano inne niepożądane zachowania może złożyć wniosek o przeprowadzenie mediacji. W przypadku wyrażenia zgody na mediacje przez wszystkie Osoby Zainteresowane, Komisja zawiesza postępowanie i informuje Dyrekcję o takim wniosku. Dyrekcja może podjąć decyzję o wyznaczeniu zewnętrznego mediatora lub o podjęciu zawieszonego postępowania przez Komisję.
Komisja
Komisja składa się z:
1) pracownika Działu odpowiadającego za sprawy kadrowe Instytutu lub innego pracownika wskazanego przez Dyrekcję Instytutu, jeśli Zgłoszenie dotyczy Pracownika Działu Kadr Instytutu,
2) zewnętrznego eksperta wskazywanego każdorazowo przez Dyrekcję Instytutu, np. radcę prawnego lub adwokata, który jest powoływany ad-hoc, w razie wpłynięcia Zgłoszenia,
3) Osoba Zaufania lub inny Pracownik wskazany przez Dyrekcję Instytutu, jeśli Zgłoszenie dotyczy Osoby Zaufania.
Procedura
1. Komisja rozpoczyna postępowanie nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania Zgłoszenia. Na pierwszym posiedzeniu członkowie Komisji wybierają spośród siebie przewodniczącego w danej sprawie. W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy Dyrekcji, postępowanie kończy się przekazaniem Zgłoszenia do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
2. Komisja obraduje na posiedzeniach zwoływanych przez przewodniczącego stosownie do potrzeb prowadzonego postępowania. Z posiedzeń Komisji sporządza się protokół, podpisywany przez przewodniczącego i wszystkich obecnych członków Komisji
3. Komisja powinna wysłuchać wszystkich Osób Zainteresowanych i umożliwić im pełną swobodę wypowiedzi. Ta zasada odnosi się do świadków zgłoszonych przez którąkolwiek ze stron postępowania oraz ekspertów. Komisja informuje wezwaną osobę o terminie przesłuchania najpóźniej 7 dni przed planowanym terminem.
4. Postępowanie przed Komisją ma charakter niejawny. Komisja rozpatruje skargę z zachowaniem zasad bezstronności oraz ma obowiązek zachować w tajemnicy wszelkie uzyskane w toku postępowania informacje. Każdy z członków Komisji zobowiązany jest do zachowania poufności, obiektywizmu i bezstronności przy dokonywaniu ocen konkretnych przypadków.
5. W trakcie postępowania wyjaśniającego Osoby Zainteresowane powinny mieć taką samą możliwość przedstawienia swego stanowiska.
6. Po wysłuchaniu wyjaśnień wszystkich Osób Zainteresowanych oraz zgłoszonych świadków, Komisja większością głosów podejmuje opinię rozstrzygającą wniesione Zgłoszenie. Protokół zawierający tę opinię wraz z uzasadnieniem podpisanym przez wszystkich członków Komisji przekazuje się w terminie 14 dni Osobom Zainteresowanym oraz Dyrekcji.
7. W przypadku uznania Zgłoszenia za zasadne, Pracodawca podejmuje działania polegające na wyeliminowaniu występującego zjawiska mobbingu lub innych niepożądanych zachowań oraz udzieleniu wsparcia osobie poszkodowanej.
8. W miarę możliwości Pracodawca może przenieść poszkodowanego pracownika, na jego wniosek lub za jego zgodą, na inne stanowisko pracy w celu oddzielenia od domniemanego sprawcy. Pracownik składający Zgłoszenie nie może być w jakikolwiek sposób represjonowany przez Pracodawcę.
9. Osoby, które zdaniem Komisji dopuściły się mobbingu lub innych niepożądanych zachowań mogą być ukarane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, jak również zachowanie to może być podstawą rozwiązania stosunku pracy, w tym na podstawie art. 52 Kodeksu pracy.
10. Czas pracy w Komisji wlicza się do czasu pracy jej członków. Czas spędzony na przesłuchaniu wlicza się do czasu pracy osób przesłuchiwanych.
11. Obsługę administracyjną posiedzeń Komisji zapewnia Pracownik działu odpowiadającego za sprawy kadrowe.
12. Dostęp do dokumentacji postępowania mają wyłącznie Osoby Zainteresowane, w tym ich pełnomocnicy, członkowie Komisji oraz Dyrekcja, z zastrzeżeniem osób, o których mowa w ust. 3 i 4 powyżej. Dokumentacja powstała w trakcie pracy Komisji jest przechowywana zgodnie z zasadami polityki prywatności oraz przepisami o ochronie danych osobowych.
13. W przypadku, gdy w wyniku postępowania ujawnione zostaną nieprawidłowości niezwiązane bezpośrednio ze Zgłoszeniem, Komisja ma obowiązek poinformowania o nich Pracodawcę, przy czym może przedstawić swe rekomendacje, w tym dotyczące zmian w przepisach wewnętrznych.
14. Komisja powinna podjąć starania, aby zakończyć postępowanie w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty otrzymania Zgłoszenia, chyba że ze względu na skomplikowany charakter sprawy konieczne jest przedłużenie tego terminu. W takim przypadku Komisja zobowiązana jest do poinformowania Osób Zainteresowanych o przyczynach opóźnienia oraz przewidywanym czasie zakończenia postępowania.
